如何舉辦一次成功的商務(wù)會展 論文

答： 作為一個從事會展專業(yè)服務(wù)的從業(yè)人員，尤其是活動策劃和組織者，一個站在行業(yè)的最頂端看待本職工作，有一種成就感和新鮮感。 面對新的形勢和工作環(huán)境，應(yīng)該說有較大的挑戰(zhàn)和機遇的選擇。 首先，會展服務(wù)業(yè)是社會經(jīng)濟產(chǎn)物價值展示和目標(biāo)客戶需求集合的結(jié)合點，是各種廣告、文化宣傳和品牌推廣的制高點，也是整合各種人力和政策資源的展示舞臺。 其次，會展服務(wù)業(yè)作為有償服務(wù)的載體，承擔(dān)著合作、共贏、發(fā)展、聯(lián)誼的橋梁作用。他本身就是可以作為有形推廣和展示的社會經(jīng)濟范疇中潛在產(chǎn)物，成功的展會和失敗的展會沒有明顯的界線，但是單一會展和專業(yè)性、綜合性會展具有明顯差異。雖然同為展會，在具體操作流程和會議進展的整個過程不具有相似性，同時也應(yīng)該認(rèn)識到整合資源過程是較高統(tǒng)一性的。單純服務(wù)業(yè)的狹隘性在會展業(yè)中表現(xiàn)的略微淺顯。它在整個有償服務(wù)過程中，對象并非單一、重復(fù)的，多次的展會篩選，重復(fù)利用的有形資源相對較少。 在一次成功的合作過程中，行業(yè)內(nèi)或會展業(yè)范疇內(nèi)的資源交流最為頻繁，有溝通才能有發(fā)展。單一行業(yè)的存貨概率將越來越依賴于相同性質(zhì)的經(jīng)濟產(chǎn)物的交流、溝通的順暢性。在行業(yè)規(guī)模型擴張過程中，最大局限性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過本行業(yè)的競爭優(yōu)勢。 優(yōu)勢資源的形態(tài)和作用本質(zhì)是相對的。所謂事物的兩面性對其發(fā)展演變是有相反作用力，但僅就會展服務(wù)業(yè)來說，這種作用力極其微小，并且隨著行業(yè)的成熟將逐漸消失，取而代之的是雙向利用力。 會展服務(wù)業(yè)的發(fā)展?jié)搫恿透赐寥婪謩e是什么呢？ 所謂潛動力指的就是展覽業(yè)外顯性動力之外的發(fā)展空間和能力的綜合。新的社會資源的開發(fā)、雙重交叉、雙向互動孕育了展覽業(yè)的發(fā)展環(huán)境。它的根源土壤就是環(huán)境的整合作用的外部顯現(xiàn)。作為無形資源和動力，活動的支持、宣傳和推進更加劇了人力資源的雙趨沖突，而這種對抗的極限釋放形式最佳選擇就是展覽業(yè)的創(chuàng)立和進一步擴展。 展覽業(yè)的透明度是逐漸影響產(chǎn)業(yè)發(fā)展的瓶頸。作為有償使用資源的社會活動，雙向的價值評判和合作，后期的預(yù)見性是新形勢的必然發(fā)展結(jié)果。 作為一種過渡性的展覽模式，奧運會時體育產(chǎn)業(yè)的競技舞臺，其資源形態(tài)和使用方式是全球化、集團化、產(chǎn)業(yè)化、同一性的，共同創(chuàng)收和增值的最大商戰(zhàn)舞臺。奧運會是會展服務(wù)業(yè)獨立性最高的社會群體活動具有自身獨特的性質(zhì)。 第一、人類競技體質(zhì)的展示方式。 第二、作為競賽性質(zhì)的展示，它的合理性產(chǎn)業(yè)獨立性達到了很高的境界 第三、如果單純計算收益，每個社會群體和企業(yè)集團都是贏利的。而付出的有償資源在交流溝通過程中創(chuàng)造 的促進單一產(chǎn)業(yè)的機遇和價值是難以計量的。這一價值體現(xiàn)的遠(yuǎn)遠(yuǎn)高過收入。 第四、單純參與過程中，個體的屬性和歸屬對整體的影響力將達到前所未有的程度，并且可以應(yīng)用有形事物來 具體比較和衡量。 第五、結(jié)果的恒常性比較和環(huán)境影響力的變化逐漸顯現(xiàn)。 我國現(xiàn)代意義上的商業(yè)展覽會的發(fā)展是在改革開放之后。此前無論是出國參加國際博覽會、赴國外單獨舉辦展覽，還是接待外國代表團的來華展覽會，基本上都是展示經(jīng)濟建設(shè)的成就。無論是展會的功能、形式，及其運作的方式，都與現(xiàn)代意義上的商業(yè)展覽會大相徑庭。那時候的中國城市，是一座并不需要會展面包的城市。會展，在全國范圍內(nèi)還遠(yuǎn)沒有成為一個產(chǎn)業(yè)。 改革開放后，我國展覽業(yè)在全國范圍內(nèi)真如雨后春筍，發(fā)展得蓬蓬勃勃。目前，我國展覽業(yè)已初具規(guī)模，在一些地區(qū)和城市，會展甚至成為了經(jīng)濟發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)。從內(nèi)在品質(zhì)上看，在我國舉辦的展覽會的層次正在不斷提升，對經(jīng)濟發(fā)展的帶動度也在不短地加大。這也就是目前展會這個城市面包香氣四溢重要原因。 目前，展覽會紛紛舉辦同期的專業(yè)研討會、論壇，品牌展覽與國際大會交相輝映，如萬國郵聯(lián)大會，同期舉辦了郵展，而世界石油大會則同期舉辦石油石化展。會議因展覽而增加了內(nèi)容，有了直觀的效果；而展覽因會議提升了檔次，更顯其專業(yè)性。會與展就這樣相得益彰。 會展，帶動了旅游、賓館、飯店、航空、運輸、租賃、設(shè)計、裝飾、搭建、電子音像等行業(yè)的發(fā)展。在西方，這種經(jīng)濟的關(guān)聯(lián)度(即拉動比例)高達到1：9。會展經(jīng)濟要與一個國家和地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展水平，尤其是服務(wù)貿(mào)易的發(fā)展水平相適應(yīng)的。我國的會展業(yè)落后于歐洲幾百年，它對經(jīng)濟的拉動作用也遠(yuǎn)沒有發(fā)達國家那么高。據(jù)估計，香港地區(qū)的比例是1：5.3，而大陸沿海地區(qū)卻可以達到1：6。 國國際展覽中心集團公司總裁戴克祥先生曾用“欣欣向榮”來概括目前我國會展業(yè)的現(xiàn)狀。他認(rèn)為，近幾年我國展覽業(yè)的發(fā)展速度和水平提高之快是世界上任何一個國家所沒有的。從會展的環(huán)境、設(shè)施、種類、規(guī)模、水平，到會展的作用和影響，我國已經(jīng)成為亞洲的展覽大國，并正逐漸成為亞洲區(qū)域性的“展覽中心”。 目前，我國展覽業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)出以下的特色： 第一，展會數(shù)量多。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國每年舉辦的各類展會近2000個。僅北京，每年舉辦的各類展覽會約250多個，占全國總數(shù)的25%左右。 第二，發(fā)展速度快。改革開放以來，我國展覽業(yè)在短時間內(nèi)實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，據(jù)估計，其年增長速度可達20～30%，行業(yè)經(jīng)濟效益逐年攀升。1995年，京、滬、穗三大城市舉辦的國際展會達470余個，展覽面積280多萬平主米；1998年，上升到617個，555萬平方米。 第三，整體辦展水平和質(zhì)量不斷提高。展覽一直處在我國對外開放和中外經(jīng)濟技術(shù)交流的前沿舞臺，這使我國廣大辦展單位的展覽組織管理水平和設(shè)計搭建水平得到明顯的提高。一批專業(yè)品牌展覽會，如國際機床展、國際印刷展、國際制冷展等都已接近或趕上國際同類展覽會的發(fā)展水平。目前，我國已有8個展會得到國際展覽聯(lián)盟(UFI)的嘉許認(rèn)證。 第四，全國展館建設(shè)方興未艾。隨著會展經(jīng)濟的急劇升溫，各地建館熱高燒不退，一批現(xiàn)代化的會展中心迅速崛起。日前全國共有展館147個，新近建成的萬米展館已達30余個。展館的大規(guī)模興建，解決了曾經(jīng)制約我國會展業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。但是，展館建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，設(shè)計缺乏科學(xué)性的問題也正在逐步顯露。 久前，全球展覽業(yè)的“航空母艦”之一、德國法蘭克福展覽有限公司落戶上海。至此，已有漢諾威國際展覽公司、慕尼黑國際展覽公司、杜塞爾多夫展覽公司等5家世界最著名的展覽公司進入中國。中國展覽市場的競爭開始出現(xiàn)國際化的趨勢。 雖然目前中國對尚處發(fā)展階段的展覽業(yè)還作為幼稚產(chǎn)業(yè)加以保護，不允許外國展覽公司在中國獨立辦展，但跨國展覽公司已用收購、兼并、合作等手段擠入了中國會展市場。特別是三大德國展覽巨頭——漢威諾、慕尼黑、杜塞爾多夫，與上海合作興建浦東新國際博覽中心，中外各占50%的股權(quán)，此項合作被業(yè)內(nèi)人士稱為“真正打開了中國展覽業(yè)的缺口”。展館是一個根據(jù)地，通過接受或拒絕某個展覽，它可以控制展會的內(nèi)容。目前，三家德國公司將分別移植7個展會來中國，而國內(nèi)同類的展會卻被排斥在此展館之外。去年上海的兩個汽車展就已露端倪。 有人認(rèn)為，入世后隨著外國展覽公司的大舉進入，中國展覽的組織者就完了、垮了、肯定不行了，憂心不已。我不同意這種自卑、消極、悲觀的看法，兩者應(yīng)該是“各有優(yōu)勢”。 外國展覽公司的優(yōu)勢在于它有完善的營銷網(wǎng)絡(luò)、雄厚的資金、高質(zhì)量的人才、健全有力的組織和豐富的管理經(jīng)驗；而中國展覽組織者的優(yōu)勢是豐富的國內(nèi)客戶資源，熟悉中國市場情況，同時也具備一定的組織服務(wù)經(jīng)驗。外國企業(yè)參加中國展覽會是沖著中國市場、中國客戶而來，而中國組織者在國內(nèi)市場、國內(nèi)客戶方面比外國展覽公司擁有更多、更大的優(yōu)勢。 對于已經(jīng)開始的國際化競爭和外國展覽公司的進入而帶來的新的理念和方法，基礎(chǔ)薄弱、理論研究匱乏的中國會展業(yè)將是一個很好的學(xué)習(xí)機會。 另一方面，外國展覽公司也將迫使中國會展企業(yè)自我凈化、自我規(guī)范。 毋庸諱言，我國的展覽業(yè)與其發(fā)達的國家相比，的確存在著不小的差距。 德國是世界會展強國，世界著名的國際性、專業(yè)性的貿(mào)易展覽會中，約有2/3在德國舉辦。按營業(yè)額排序，世界10大知名展覽公司中，有6 個是德國的。每年，德國舉辦的國際性貿(mào)易展覽會約有130多個，凈展出面積690萬平方米，參觀廠商逾千萬，參展商17萬家，其中有將近一半的參展商(約為48%)來自國外。在展覽設(shè)施方面，德國也稱得上是頭號會展強國。德國現(xiàn)擁有23個大型展覽中心，總面積230萬平方米，其中，超過10萬平方米的展覽中心就有8個。另外，還有5個展覽中心面積超過5萬平方米。目前，德國展覽面積達240萬平方米，世界最大的4個展覽中心，其中3個在德國。 相比而言，我國的展覽會數(shù)量多、規(guī)模小。目前，我國國際性專業(yè)展規(guī)模以1萬平方米的居多，約占展會總數(shù)的50%，5萬平方米的展會只有10個。中國展覽業(yè)的整合已成必然。 一些地方政府和企業(yè)意識到了沒有好的展館，就沒有好展覽會。于是紛紛開始興建現(xiàn)代化的會展中心。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前全國展覽場館約147座，展覽總面積100多萬平方米。北京、廣州、上海、天津、深圳、寧波等地今后幾年還將陸續(xù)建成一批中型會展中心，這將從硬件上大大提高我國展覽業(yè)的水平。 展覽業(yè)是第三產(chǎn)業(yè)，屬服務(wù)貿(mào)易的范疇。在展覽業(yè)成熟的國家，展覽業(yè)的產(chǎn)值約占其國民經(jīng)濟總產(chǎn)值的0.2%左右，美國和德國則達到了1%。而目前，我國展覽業(yè)的產(chǎn)值約為40億人民幣，僅占8.9萬億國民生產(chǎn)總值的0.004%。如果按展覽發(fā)達國家展覽業(yè)產(chǎn)值占國民生產(chǎn)總值0.2%的標(biāo)準(zhǔn)計算，我國展覽業(yè)總產(chǎn)值應(yīng)該達到178億元人民幣。即使按0.1%計算，也應(yīng)該達到89億元人民幣。 展覽業(yè)的發(fā)展離不開市場和產(chǎn)業(yè)兩大因素。中國是世界最大、最具潛力的市場。隨著國內(nèi)外市場的進一步開放，必將促使我國內(nèi)需外貿(mào)的更趨活躍。展會是出口商銷售產(chǎn)品的重要途徑，在各種營銷方式中，貿(mào)易展會的成交額僅次于直銷，3/4的買家在貿(mào)易展會上找到新的供應(yīng)商，超過1/4的買家在展會上購買產(chǎn)品。而且，展會是出口商接觸買家的重渠道。 在公司的商業(yè)營銷中，通過參加展會實現(xiàn)的商業(yè)銷售的成本僅是沒有采取展會促銷方式的商業(yè)營銷耗費成本的一半，即前者耗費的成本費用平均為550美元，約需打1.4個電話，而后者耗費的成本費用平均為997美元，約需打6個電話。 展覽作為促進市場開發(fā)、貿(mào)易發(fā)展的一種有效手段，必將成為中國企業(yè)開拓海外市場和國外企業(yè)進入中國市場的橋梁。 中國是個地域廣闊的國家，各地經(jīng)濟發(fā)展不平衡，依托各自的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)，各地將造就自己優(yōu)勢的展會。中國展覽業(yè)將出現(xiàn)全國性專業(yè)展和區(qū)域性優(yōu)勢展并存發(fā)展的格局。中國會展業(yè)的面包依舊香氣四溢。